Almacenes de Auditoría

Configura almacenes de auditoría para devolución de productos tras cancelación de cargos por Cajeros

 

El almacén de auditoría se configura para cuando un departamento que no es un almacén quiera cancelar o devolver productos almacenables. Por ejemplo Caja, que gestiona todos los cargos de cuenta paciente que provienen de distintas áreas (almacenes incluidos). Si el cajero quisiera cancelar un cargo almacenable directamente desde Facturación por extensiones, Cirrus le pedirá que seleccione un almacén de auditoría para recibir estos artículos de vuelta.

 

¿Para qué se crea un almacén de auditoría?

Para que el almacén de auditoría ayude a realizar el ajuste de inventario después de devolver los productos por dicho cargo cuando el área que cancela no es un almacén que pueda recibir dichos productos. 

Ejemplo :

Nuestro hospital le genera múltiples cargos a una cuenta paciente, entre ellos un producto almacenable por un total de 100 pesos. Este cargo se puede visualizar en Facturación por extensiones. Si es necesario cancelarlo, lo correcto es hacerlo desde el área que generó el cargo, para que Cirrus haga la reducción del monto en la cuenta paciente y el incremento en el inventario de esta área hospitalaria o almacén. Si, por otro lado, Caja quiere cancelar rápidamente, entonces vamos a necesitar un almacén auxiliar para ello ya que el área de Caja no generó los cargos ni es un almacén. Entonces vamos a necesitar crear un almacén de auditoría configurado para que cubra la recepción de la devolución de productos y Cirrus realizará el ajuste de inventario aumentando el stock en dicho almacén.

Si tratamos de cancelar los cargos por este tipo de productos del área de Caja y este hospital no tiene almacenes de auditoría, los cajeros no podrán hacerlo hasta que se cree al menos un almacén de auditoría.

Mira aquí cómo configurar este tipo de almacén y el proceso de cancelación desde el área de Facturación y Caja.

Configuraciones de Almacén

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Para configurar un almacén de auditoría, dirígete a la ventana Almacén/Localizadores y sigue estos pasos:

En la primera pestaña, Almacén/Localizador, completa la llave de búsqueda, nombre, ubicación, verifique que esté como activo y que controle existencias de productos y en Tipo selecciona Auditoría.

Guardar cambios.

3. Ahora ve a la pestaña de Ubicación. Haz clic en Nuevo Registro y llena Llave de búsqueda, Prioridad, Pasillo, Anaquel y Nivel. Guarda los cambios. 

4. Finalmente, para relacionar a este almacén con otros almacenes, ve a la pestaña Almacén Relacionados y crea un nuevo registro. 

En Relación de Almacenes realiza la búsqueda del almacén que se relacionará a este almacén.

Ahora los cajeros pueden cancelar los cargos de productos almacenables después de seleccionar cualquier almacén de auditoría, que es el que recibirá estos artículos de vuelta.

Guardar cambios.

Cancela cargos como Cajero

Los cajeros pueden cancelar cargos desde la ventana de Cargos a cuenta paciente (accesible desde Facturación por extensiones, en el menú contextual de la cuenta paciente). Una vez en esta ventana de cargos, ve al cargo que deseas cancelar y selecciona menú contextual, luego haz clic en Cancelación de cargos :

 

Luego se deberá ingresar el motivo de cancelación, después aparecerá el siguiente pop-up de Almacén de Auditoría, donde se deberá seleccionar a qué almacén de auditoría se moverán estos productos almacenables:

Una vez completado, verás un mensaje de confirmación con el almacén y localizador que recibirá estas cantidades : 

Ajuste de Inventario

En la ventana Reporte de Kardex, puedes ver los movimientos tanto de ventas como de devoluciones de estos productos devueltos :

Si haces clic en cualquiera de estos registros, se mostrará el detalle (cantidades e información del producto). Ahora haz clic en Asiento Contable del Documento, que mostrará la contabilidad una vez que el motor contable de Cirrus se lleve a cabo (cada hora) :

Podrás confirmar que las cantidades se dirigieron correctamente a sus cuentas : 

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Nota:

No es recomendable que el área de cajas y facturación realicen este proceso ya que no están devolviendo al almacén que realizó el cargo. Lo correcto es realizar lo siguiente :  para cancelar un cargo de la cuenta del paciente, el área que lo surtió es quien debe realizar una cancelación o devolución según corresponda para que la existencia quede en el almacén correcto. El área de cajas/facturación únicamente puede hacer cargos o cancelar cargos de aquellos que sean servicios propios del área (ejemplo: cargo de habitaciones, cargo por llamadas telefónicas, etc.)

 

Esperamos que esto mejore tu experiencia Cirrus. Recuerda compartir esta información y pedir ayuda si necesitas.

Fecha: 21 de junio, 2023.